10 Outlook savjeta kako nikad ne napustiti dom bez

Izvlačite li najviše iz programa kad koristite Outlook? Outlook klijent klijenta je raj za korisnike napajanja s više značajki od švicarskog vojnog noža, a nesretna je istina da mnogi ljudi to na kraju preplave. To ne morate biti vi! Iako postoje stotine prijedloga i trikova za korištenje ove velike aplikacije za e-poštu, skratili smo je i sastavili popis najboljih 10 koji su najkorisniji i često zanemareni. Pomoću ovih savjeta možete biti sigurniji, učinkovitiji i manje neugodno bilo da radite na poslu ili upravljate e-poštom s osobnog računala.

slika

2. Brzi koraci Da li ste puno vremena u Outlooku proveli radeći ponavljajuće zadatke? Olakšajte svoj tijek rada dodavanjem nekoliko brzih koraka koji mogu učiniti vaš posao. Svaki se gumb može postaviti tako da automatski odgovara s tekstom u konzerviranom obliku, prosljeđuje e-poštu, kopira e-poštu u mape, stvara sastanke i još mnogo toga. Brzi koraci u početku se mogu činiti kompliciranim, ali ne brinite da smo vas prekrili lako nastavljivim tutorijalom o ovoj temi. Zaista vrijedi odvojiti vrijeme da naučite kako ih koristiti ako svakodnevno koristite Outlook.

3. Omogućite View Conversation View Mrzite ga ili volite otkad je Gmail stvorio ideju da ga ljudi s pravom prikače za čitanje e-poruka na popisima razgovora. Što je još bolje, ovaj prikaz omogućava vam da lako zanemarite čitave nize poruka e-pošte ako se nađete u grupnom razgovoru koji radije ne biste imali. Promjena je jednostavna poput kvačice za potvrdni okvir na kartici Prikaži vrpce e-pošte.

4. Dodavanje novog kontakta prilikom čitanja e-pošte Ručno je pisanje adresa e-pošte za kontakt tako 2003. U novijim verzijama programa Outlook (2007-2013) možete dodati ljude na svoj popis kontakata kada čitate e-poštu ako kliknete njihovu adresu u Zaglavlje.

slika

5. Napravite nepročitano stanje e-pošte Standardne boje i fontovi u programu Microsoft Office mogu vam ostaviti želju puno više. Iako ne mogu predložiti određeni skup boja za koji se svi vani mogu složiti, mogu vam reći da je prilagođavanje vašeg nadohvat ruke. Posjetite vrpcu za pregled> Postavke prikaza> Ostale postavke i uvjetno oblikovanje. Unutar svakog prozora možete promijeniti ne samo boju, već i font, veličinu i stil svakog odjeljka teksta u programu Outlook. Više detalja na narančastoj vezi iznad.

slika

7. Isključite okno za ljude To je ružno, glomazno i ​​povećava vrijedne nekretnine na ekranu. Iako je Microsoft uvelike poboljšao okno ljudi u sustavu Office 2013, većina problema i dalje muči. Srećom što su ga isključili vrlo jednostavno. U načinu e-pošte posjetite vrpcu za pregled i kliknite Okno ljudi> Isključeno da biste ugasili nered na dnu prozora za čitanje. Ako vam je ikada potreban, sada znate i gdje ga možete uključiti jer se nalazi na istom mjestu.

8. Isključite preglede poruka u oknu mape Za većinu poruka e-pošte predmet i pošiljatelj dovoljno su znati da li ih želite otvoriti i pročitati. Onemogućavanje pregleda pregleda omogućuje vam do 50% više prostora za pregled poruka e-pošte navedene u vašem Inboxu, a to znači da možete brže proći kroz njih i vratite se na nešto produktivnije. Da biste ih onemogućili, idite na vrpcu za pregled i kliknite Pregled poruke> Isključeno.

slika

9. Odmor (Podsjetnik izvan ureda) Ako Outlook koristite za posao, ovo je način koji vam nije potreban. Obavijestiti klijente i kolege da ste izvan grada najbolji je način da izbjegnete ono što bi se u protivnom moglo pretvoriti u bijesnu rulju koja se pita zašto nikad niste poslali ta izvješća TPS-a u petak. Postoji nekoliko načina za to. Jedna uključuje uspostavljanje sastanka kao podsjetnik. Drugi je postavljanje pravila slično onome na slici ispod. Ali onaj koji većina koristi zove se "van uredskog pomoćnika" i zahtijeva da se vaša pošta hostira na poslužitelju razmjene.

izvan Ouf-office-pravilo

10. Spasite se od slučajnih odgovoraPoljubivi užasi e-pošte Čak i ako vas najmanje zabrinjava sonična dijareja, još uvijek je mnogo stvari koje su vjerojatno preostale samo u poštanskim sandučićima odabranih nekolicine. Ovaj savjet uključuje instaliranje dodatka za Outlook koji će vas spriječiti ili u najmanju ruku upozoriti ako želite poslati e-poštu svima na popisu odgovora nasuprot tome da ćete ih poslati pojedincu. Dodatak možete preuzeti ovdje s Microsofta. Samo pokrenite .msi datoteku i instalacija je povjetarac.